Le nostre imprese potranno, sostituire fatture e scritture contabili cartacee con documenti emessi digitalmente e conservati su supporti ottici o altri supporti comunque idonei.
La rivoluzione digitale è già iniziata e comporterà grandi risparmi per imprese, professionisti, pubbliche amministrazioni.
Una circolare emessa dall'Agenzia delle Entrate (circolare 45/E del 19 ottobre 2005) ha fornito alcune utili linee guida interpretative ai professionisti e alle imprese in merito alla recente legislazione di recepimento comunitario in materia di fatturazione (D. Lgs. n. 52/2004 di attuazione della direttiva 2001/115/CE che semplifica ed armonizza le modalità di fatturazione - anche elettronica - in materia di IVA).
Occorre sottolineare che già da oltre un anno le imprese italiane possono emettere fatture elettroniche e archiviare digitalmente documenti contabili e fiscali, liberando per sempre i loro ingombranti archivi dai documenti cartacei/analogici (che vengono sostituiti in tutto o in parte dal più moderno documento informatico).
Cosa è la fatturazione elettronica?
La recente circolare ha pertanto chiarito che la fatturazione elettronica nulla ha a che vedere con l'invio delle fatture come allegato di una e-mail: infatti, questa procedura di trasmissione delle fatture è da tempo utilizzata dalle imprese ed era da tempo consentita sulla base di precedenti provvedimenti della Agenzia delle Entrate, purchè all'invio telematico della fattura seguisse la sua stampa cartacea e la sua tradizionale archiviazione.
Si sottolinea, pertanto, che la fattura allegata ad una e-mail, se non viene emessa secondo le modalità previste dal DMEF, viene ancora oggi considerata come un normale documento analogico.
Con il Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004 n. 52 si introduce invece un sistema di fatturazione del tutto innovativo, che permette - per la prima volta - di "dematerializzare" l'intero ciclo di vita di una fattura, dalla sua emissione alla sua conservazione digitale.
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NOTARIKON è il metodo che dà origine a "nomi di potenza". In questo caso, abbinato all'acronimo GED (Gestione Elettronica Documentale) vuole indicare la nuova frontiera della smaterializzazione dei documenti.
Nuove frontiere informatiche
L’adeguamento della normativa di riferimento sulla smaterializzazione dei documenti, sulla loro conservazione sostitutiva e sulla fatturazione elettronica, stanno aprendo una nuova frontiera nella informatizzazione delle aziende.
La flessibilità organizzativa sta diventando più importante della performance operativa, per questo è essenziale investire nelle tecnologie e nell’innovazione.
Le soluzioni di gestione elettronica dei documenti sono strumenti indispensabili per migliorare la flessibilità e l’efficienza delle aziende, la gestione della documentazione aziendale nasconde inefficienze e costi spesso sottovalutati o trascurati.
La dematerializzazione documentale è un fenomeno irreversibile a livello mondiale e richiede una modifica sostanziale dei processi aziendali e rivoluziona il concetto di documento.
La “busta paga” è on-line
Il Decreto del 12 gennaio scorso del Ministero Economia e delle Finanze riprende le indicazioni già contenute nella legge Finanziaria 2005 laddove si prevedeva la sostituzione del cedolino in formato cartaceo con un documento informatico trasmesso per via telematica al personale dipendente.
La trasmissione on line delle buste paga al personale dipendente consente di raggiungere l’obiettivo di ridefinire e ottimizzare il tradizionale operato degli uffici trasferendo il trattamento dell’informazione dal supporto cartaceo al supporto informatico, garantendo così un minor spreco di risorse materiali (carta, buste ecc.) e temporali (tempi di stampa, imbustamento e distribuzione)".
Ogni collaboratore aziendale potrà consultare, stampare ed eventualmente archiviare la propria busta paga in completa autonomia e con le opportune misure di riservatezza ed inalterabilità, attraverso una semplice ed immediata procedura costruita ad hoc.
In particolare verrà garantita la non alterabilità del documento informatico prodotto, la protezione e l’autenticità del documento informatico prodotto.
Informazioni personali
- Paolo Merli
- Da anni opera nella gestione di Progetti di Gestione Elettronica dei Documenti. L'esperienza maturata ha consentito di mettere a punto una specifica metodologia per analizzare, progettare e realizzare soluzioni personalizzate di gestione elettronica dei flussi documentali, così da consentire il raggiungimento dei risultati di efficenza organizzativa attesi con certezza dei costi e del ritorno dell'investimento, dei tempi di avvio e implementazione del progetto, con la scelta del partner tecnologico più adatto alle esigenze aziendali.