E’ finalmente arrivata la prima delle due circolari in programma su fattura elettronica e conservazione sostitutiva, la circolare n.45/E del 19 ottobre 2005 affronta tutte le novità introdotte in materia di fatturazione IVA ed ha introdotto anche nel nostro paese la fatturazione elettronica.
L'Agenzia delle Entrate analizza quindi in modo sistematico le disposizioni contenute negli articoli 21, 39 e 52 del decreto del Presidente della Repubblica, del 26 ottobre 1972, n. 633, in materia di fatturazione delle operazioni, come modificati dal decreto n. 52 del 2004.
Viene posta particolare attenzione, ai soggetti, al contenuto minimo obbligatorio del documento, al momento e alle modalità di emissione e di annotazione nonché al processo di conservazione e controllo del documento stesso.
La circolare illustra, inoltre, le ulteriori disposizioni recate dal decreto ministeriale 23 gennaio 2004 in materia di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto.
I principali chiarimenti riguardano le modalità di emissione tramite strumenti informatici della fattura elettronica, i soggetti autorizzati a emetterla, le modalità di registrazione e conservazione del documento e le modalità di applicazione al documento informatico di alcuni obblighi previsti, originariamente, per le fatture emesse su supporto cartaceo.
Si forniscono, anche, importanti chiarimenti riguardo al processo di emissione e su come sia possibile affidare l'incarico direttamente al proprio cliente o a un terzo, c.d. outsourcing, individuando in modo puntuale il responsabile del processo.
In merito all'interpretazione dell'articolo 3, comma 2, ultimo periodo del decreto ministeriale del 23 gennaio 2004 secondo cui "il processo di conservazione e' effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture (...)", l'Agenzia delle Entrate ha ritenuto che il processo di conservazione delle fatture elettroniche, fermi restando i termini per l'assolvimento degli obblighi di registrazione previsti dagli articoli 23 e 25 del decreto del Presidente della Repubblica n. 633 del 1972, debba essere operato entro i quindici giorni dal ricevimento, ovvero, dall'emissione delle fatture elettroniche.
La circolare, infine, interviene sul problema della localizzazione dell'archivio dove possono essere conservati i documenti e sull'impatto che le nuove disposizioni avranno sull'attività di controllo dell'Amministrazione finanziaria.
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NOTARIKON è il metodo che dà origine a "nomi di potenza". In questo caso, abbinato all'acronimo GED (Gestione Elettronica Documentale) vuole indicare la nuova frontiera della smaterializzazione dei documenti.
Nuove frontiere informatiche
L’adeguamento della normativa di riferimento sulla smaterializzazione dei documenti, sulla loro conservazione sostitutiva e sulla fatturazione elettronica, stanno aprendo una nuova frontiera nella informatizzazione delle aziende.
La flessibilità organizzativa sta diventando più importante della performance operativa, per questo è essenziale investire nelle tecnologie e nell’innovazione.
Le soluzioni di gestione elettronica dei documenti sono strumenti indispensabili per migliorare la flessibilità e l’efficienza delle aziende, la gestione della documentazione aziendale nasconde inefficienze e costi spesso sottovalutati o trascurati.
La dematerializzazione documentale è un fenomeno irreversibile a livello mondiale e richiede una modifica sostanziale dei processi aziendali e rivoluziona il concetto di documento.
La “busta paga” è on-line
Il Decreto del 12 gennaio scorso del Ministero Economia e delle Finanze riprende le indicazioni già contenute nella legge Finanziaria 2005 laddove si prevedeva la sostituzione del cedolino in formato cartaceo con un documento informatico trasmesso per via telematica al personale dipendente.
La trasmissione on line delle buste paga al personale dipendente consente di raggiungere l’obiettivo di ridefinire e ottimizzare il tradizionale operato degli uffici trasferendo il trattamento dell’informazione dal supporto cartaceo al supporto informatico, garantendo così un minor spreco di risorse materiali (carta, buste ecc.) e temporali (tempi di stampa, imbustamento e distribuzione)".
Ogni collaboratore aziendale potrà consultare, stampare ed eventualmente archiviare la propria busta paga in completa autonomia e con le opportune misure di riservatezza ed inalterabilità, attraverso una semplice ed immediata procedura costruita ad hoc.
In particolare verrà garantita la non alterabilità del documento informatico prodotto, la protezione e l’autenticità del documento informatico prodotto.
Informazioni personali
- Paolo Merli
- Da anni opera nella gestione di Progetti di Gestione Elettronica dei Documenti. L'esperienza maturata ha consentito di mettere a punto una specifica metodologia per analizzare, progettare e realizzare soluzioni personalizzate di gestione elettronica dei flussi documentali, così da consentire il raggiungimento dei risultati di efficenza organizzativa attesi con certezza dei costi e del ritorno dell'investimento, dei tempi di avvio e implementazione del progetto, con la scelta del partner tecnologico più adatto alle esigenze aziendali.